Cómo clasificar los gastos de tu negocio correctamente

“Gasté Q500… pero ¿en qué categoría va?” Si alguna vez te hiciste esta pregunta, esta guía es para vos. Clasificar gastos correctamente no es un tema de contabilidad complicada — es sentido común organizado.

Por qué clasificar gastos

Sin clasificación, tus gastos son una lista larga sin sentido. Con clasificación, podés responder preguntas como:

• ¿Cuánto gasto en transporte al mes?
• ¿Mis gastos fijos subieron este trimestre?
• ¿Estoy gastando demasiado en X?
• ¿Dónde puedo recortar sin afectar el negocio?

Las categorías principales

Gastos fijos

Son los que pagás todos los meses, sin importar cuánto vendás:

• Alquiler — local, oficina, bodega
• Servicios básicos — luz, agua, internet, teléfono
• Suscripciones — software, plataformas digitales
• Seguros — del negocio, del vehículo
• Préstamos — cuotas fijas mensuales

Gastos variables

Cambian según tu actividad:

• Materia prima — insumos para producir o vender
• Transporte — gasolina, envíos, logística
• Publicidad — anuncios en redes, flyers
• Comisiones — pagos a vendedores
• Empaque — bolsas, cajas, material de empaque

Gastos de personal

Si tenés empleados:

• Salarios — sueldo base
• Bonificaciones — bono 14, aguinaldo
• IGSS — cuota patronal
• Indemnización — provisión
• Capacitación — cursos para tu equipo

Gastos profesionales

Servicios de terceros:

• Contador — honorarios mensuales
• Abogado — asesorías legales
• Mantenimiento — técnico, reparaciones
• Consultoría — marketing, estrategia

Gastos de tecnología

• Software — herramientas de trabajo
• Hardware — computadoras, impresoras
• Internet y datos — planes de datos, WiFi
• Hosting — si tenés página web

Cómo clasificar con FEL Simple

Cuando registrás un gasto en FEL Simple, el sistema lo clasifica automáticamente basándose en la descripción:

“Gasto: Q150 en gasolina Puma zona 4” → Categoría automática: Transporte

“Gasto: Q1,200 pago de Claro internet” → Categoría automática: Servicios

“Gasto: Q3,500 alquiler local mayo” → Categoría automática: Alquiler

Si la categoría automática no es la correcta, simplemente indicale al bot:

“Ese gasto es de marketing, no de servicios”

Gastos fijos vs variables: por qué importa la diferencia

Los gastos fijos te dicen cuánto mínimo necesitás facturar para sobrevivir. Si tus gastos fijos son Q5,000/mes, necesitás facturar al menos eso para cubrir lo básico.

Los gastos variables te dicen cuánto te cuesta cada venta. Si por cada Q100 que vendés, gastás Q30 en materia prima, tu margen bruto es del 70%.

Ejemplo práctico: tienda de ropa

Categoría	Gasto mensual	Tipo
Alquiler	Q3,000	Fijo
Luz y agua	Q500	Fijo
Internet	Q200	Fijo
Mercadería	Q5,000	Variable
Bolsas y empaque	Q200	Variable
Publicidad en Instagram	Q500	Variable
Transporte de mercadería	Q300	Variable
Total fijo	Q3,700
Total variable	Q6,000
Total mensual	Q9,700

Si esta tienda factura Q15,000/mes, su ganancia antes de impuestos es Q5,300. El 5% de impuesto sería Q750, dejando Q4,550 de ganancia neta.

Errores comunes al clasificar gastos

1. Mezclar gastos personales y del negocio

La gasolina para llevar a los niños al colegio no es gasto del negocio. Solo registrá gastos que genuinamente son del negocio.

2. No registrar gastos pequeños

“Solo fueron Q20, no vale la pena anotarlo.” Esos Q20 diarios son Q600 al mes. Todo suma.

3. Poner todo en “Otros”

Si la mayoría de tus gastos están en “Otros”, no estás clasificando realmente. Tomá el tiempo de ponerlos en la categoría correcta.

4. No diferenciar fijos de variables

Si no sabés cuáles son tus gastos fijos, no podés calcular tu punto de equilibrio.

Preguntas frecuentes

¿Necesito ser exacto en las categorías?

Para tu control interno, lo importante es que sea consistente. Si siempre ponés la gasolina en “Transporte”, tu análisis será útil.

¿Mi contador usa las mismas categorías?

Tu contador puede usar categorías contables diferentes. Pero tu clasificación interna te sirve para gestionar el negocio día a día.

¿Cuántas categorías debería tener?

Entre 8 y 15 es un buen rango. Menos de 8 es muy general, más de 15 es demasiado detallado para un negocio pequeño.

¿FEL Simple me muestra gastos por categoría?

Sí. Podés consultar cuánto gastaste en cada categoría por mes.

¿Los impuestos son un gasto?

Sí. El 5% que pagás como pequeño contribuyente es un gasto del negocio. Registralo en la categoría “Impuestos”.

Clasificá y controlá

Clasificar gastos no es complicado — es disciplina. Con FEL Simple, la clasificación es automática y tu control financiero está a un mensaje de distancia.

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